Institution Internationale recrute Commis aux Ressources Humaines

Sous la responsabilité du Directeur régional et sous la supervision directe du Coordonnateur régional des Ressources humaines, le/la titulaire du poste exécutera les tâches suivantes :

Attributions génériques

1. Effectuer des tâches de bureau relatives au recrutement, à la sélection, classification et/ou administration du personnel local et exercer d’autres fonctions touchant la gestion des ressources humaines.

2. Collecter et vérifier les données et l’information nécessaires concernant le personnel.

3. Appliquer les règles et les procédures du personnel appropriées et préparer les PAs et les documents y relatifs en s’assurant, au cas par cas, que les données sont complètes.

4. Effectuer les estimations de coûts du personnel, préparer les documents pour les autorisations de paiement, contrôler la dotation en personnel, veiller à la distribution correcte des documents du personnel et le suivi.

5. Administrer les dossiers de congés.

6. Effectuer le traitement courant des évaluations du comportement professionnel et des rapports annuels. Aider à la tenue d’un système de suivi pour l’établissement des rapports de comportement professionnel.

7. Classer les documents du personnel en vue de leur archivage, tenir à jour les dossiers du personnel du bureau et les registres officiels. Rechercher et sélectionner, à la demande, l’information et les registres pertinents. Faire les photocopies nécessaires.

8. Au moyen d’un ordinateur, préparer et tenir à jour des informations et des registres divers. Actualiser les données concernant l’ensemble du personnel, extraire des rapports sur la situation contractuelle et les augmentations annuelles de traitement dues, tenir à jour les données relatives au personnel et fournir des informations extraites des bases de données informatisées.

9. Dactylographier la correspondance et divers documents portant sur des questions de personnel.

10. Rédiger la correspondance courante sur les questions relatives au personnel en fonction d’instructions orales, de la correspondance antérieure et d’autres sources d’information conformément aux procédures courantes du bureau.

11. S’assurer que les formulaires concernant le personnel sont toujours disponibles et répondre aux questions courantes des fonctionnaires.

12. Exécuter toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique.

Attributions spécifiques
1. Rédiger la correspondance courante sur des questions de ressources humaines sur la base de directives orales, de la correspondance antérieure et de toute autre source d’information disponible, conformément aux procédures courantes du bureau, en veillant à ce que la grammaire, l’orthographe et la ponctuation sont correctes.

2. Recevoir, trier et distribuer les courriers reçus en joignant les informations de base nécessaires.

3. Prendre les dispositions de voyage, y compris les visas de sécurité, effectuer les réservations d’hôtels, établir les autorisations de voyage en joignant les pièces justificatives pertinentes pour le superviseur et d’autres fonctionnaires de l’Unité.

4. Maintenir les dossiers du personnel et les dossiers administratifs sur divers sujets.

5. Fournir un appui secrétarial et administratif lors de réunions, séminaires et/ou ateliers.

6. Assure le suivi des demandes de Laissez-Passer des Nations Unies.

7. Préparer, mettre à jour la liste des effectifs (RB, PSI et TC), les organigrammes du Bureau régional et des Bureaux extérieurs.

8. Faire le suivi des congés du Bureau régional et du Bureau Pays d’Abidjan.

9. Préparer les traductions informelles.

10. S’assurer que les formulaires concernant le personnel sont toujours disponibles et répondre aux questions courantes des fonctionnaires.

11. Effectuer des tâches de liaison avec les autres unités, les Agences des Nations Unies, les ministères, les organisations non-gouvernementales et les mandants.

12. Exécuter toutes autres tâches à lui/elle confiées par la hiérarchie, selon les besoins.

Formation : Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires, suivies d’une formation en secrétariat ou d’une formation jugée équivalente.

Expérience : Trois ou quatre ans d’expérience générale dans le travail de bureau.

Connaissances linguistiques : Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais.
Aptitudes professionnelles : Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de messagerie électronique. Aptitude à travailler avec les progiciels requis par l’unité de travail. Aptitudes confirmées à la dactylographie. Connaissance des pratiques administratives du bureau et des procédures des ressources humaines. Connaissance des procédures propres à l’organisation concernant la préparation des documents et des formulaires administratifs et en ce qui concerne l’utilisation des systèmes de classement. Aptitude à répondre de façon appropriée aux questions touchant le personnel. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail. Aptitude à évaluer la correspondance et les requêtes pour déterminer la démarche à suivre. Aptitude à obtenir des services d’autres unités de travail, à l’intérieur comme à l’extérieur du bureau, afin de mener à terme les tâches assignées. Aptitude à trier les requêtes afin d’en définir l’urgence et la priorité. Aptitude à traiter les questions confidentielles avec discrétion.