Optimum International recrute Office Manager

Missions:
1- Voyage
– Assurer la gestion des voyages du personnel, notamment l’organisation de leurs missions et l’octroi des frais de mission, conformément aux règles et politiques en vigueur au sein du groupe.
– Tenir le personnel informé des questions d’ordre administratif relatives aux voyages tels que les visas, l’autorisation de sécurité et les procédures de documentation, et leur fournir ensuite un compte-rendu en aval.
– Extraire, saisir, administrer et vérifier l’exactitude des données des dossiers de voyage dans le système d’administration des voyages de l’organisation, afin d’assurer la précision des opérations relatives aux frais de transport et aux missions du personnel.
– Appuyer la préparation des budgets alloués aux voyages et tenir à jour les documents de contrôle budgétaire relatifs aux voyages.

2- Traitement des factures
– Collecter les factures, les soumettre pour approbation, et procéder ensuite à leur traitement par VISION.
– Télécharger des fichiers électroniques et vérifier le système de destination pour s’assurer des résultats.
– Répondre aux demandes formulées par les clients relativement à l’état d’avancement de leurs transactions, et à toute autre demande de renseignements.

3-Gestion du matériel de bureau et des véhicules
– Assurer la gestion des fournitures administratives, et des véhicules.
– Suivre et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que l’entretien des locaux et les services soient rendus conformément aux normes internes de l’Organisation.

4- Tâches administratives générales
– Tenir à jour les supports électroniques et papier et les systèmes de base de données, assurer l’enregistrement, la conservation des informations confidentielles de manière ponctuelle et appropriée
– Tenir à jour les registres de présence/ assurer le rôle de point focal pendant la période de congés d’un membre du service.
– Elaboration du listing des départs en congé.

– BAC+4 en administration des affaires
– au moins 3 années d’expériences professionnelles, vous maîtrisez les outils de bureautique (Word, Excel et PowerPoint).
– Etre digne de confiance
– Bonne connaissance des principes comptables
– Anglais couramment lu, écrit, parlé
– Disposer d’aptitudes managériales
– Etre rigoureux, autonome et polyvalent
– Avoir un bon relationnel
– Posséder un esprit d’initiative et être force de proposition
– Maîtriser l’informatique de bureautique (Microsoft Office)

Aptitudes et niveau de compétences requis
Principales valeurs
– Engagement
– Diversité et inclusion
– Intégrité

Compétences de base
– Communication
– Travail en équipe
– Axé sur les résultats
Compétences fonctionnelles :
– Esprit d’analyse
– Volonté d’apprendre et goût pour la recherche
– Planification et organisation
– Respect des instructions et des procédures

NOTRE CABINET

Optimum International a été créée avec une ligne de services intégrale pour aider efficacement les entreprises dans la gestion de leurs problématiques RH et administratifs. Nous sommes votre partenaire et prestataire sur les questions de mobilité internationale, recrutement, de gestion de services d’expatriation incluant l’assistance personnalisée aux entreprises et agents lors de leur établissement dans l’espace sous régional Ouest – Africain.

NOS POINTS FORTS

– Une approche exhaustive des problématiques RH (Juridique, Fiscal, Financier et social).

– Une équipe pluridisciplinaire pour une meilleure prévention et gestion des risques professionnels.

– Une excellente connaissance du marché local, sous régional et international de l’emploi.

– Une bonne base de données nécessaire à la satisfaction de vos besoins en recrutement et en services d’externalisation